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集团公司办公室做好会议筹备和会务工作要注意哪些事项?

浏览:153 发表时间:2020-03-17 12:00:38

办公室会务工作是指会议的组织、保证和服务工作。是会议活动中的重要组成部分。有序、高效地做好会务工作,是会议取得预期效果的重要保证。哈米会务日常筹备各类会务,具体就活动的筹备、策划、执行和大家分享下:

会议会务筹备前主要把握以下关键点:


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制订详细的计划。会前准备工作涉及调查研究、安排议题、准备文件、会议接待、布置会场(安排特定的专人和会务活动公司对接)、会议编组等多项工作,必须制订详细的计划。对大型会议或规格较高的会议,应成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组,若有室外活动还应成立交通秩序管理组;对小型会议,也要成立秘书组或会务组。要将每一项任务、每一个细小的环节、每一项具体工作的责任明确到人。


根据分工落实。秘书组提前确定会议议程,印制好领导讲话、会议文件、会议会务活动中用的物料;会务组应提前落实好日程安排、行程路线、会标制作等工作;宣传组要提前组织好摄影摄像人员和录音、记录人员,保证会议期间及时到位;后勤组要提前将参会人员的姓名、职务、性别、民族掌握准确,安排好食宿等,还要根据其他工作组的预算和意见,及时提供各项后勤保障;安全保卫组要根据会议规格高低,做好会场及代表驻地的安全保卫工作。

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会前反复检查。会前检查分为由领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式,其中,现场检查是主要形式。会前检查的重点是会议文件材料的准备、会务活动公司物料的验收,会场布置以及安全保卫工作等。大中型会议的会前检查还包括警卫部署,票证检验人员的定岗定位,交通指挥及主席台服务人员的就位,会议播放唱片的检查等。


会中:搞好三项服务

会中是从会议签到至会议结束时的这一段时间,从地点上可分为场前服务、场内服务、场外服务三个部分,各环节之间要统一协调,并树立保密意识,防止泄露机密。

场前服务。主要包括签到和材料分发、引导入座等工作。对规模较大、时间较长的会议,要制订场前服务活动方案,明确工作人员,包括签到负责人、材料分发负责人、

引导入座负责人等;对小型会议、时间较短的会议和大型会议中的每次分会,也要签到,以便统计人数,掌握情况。签到一般采取在签到薄上签名,发放入场证、签到卡,在名单上圈到等形式,并同时分发会议文件和材料。集团公司开业庆典大中型会议,专门成立文件分发处。分发文件要注意编号、登记、按组分发,须会后收回的文件,要注明“会后收回”字样和收文人姓名、收文时间。对于属于国家机密的文件材料,更应严格登记,及时收回,以免泄密。参会人员进场时,一般由工作人员引导入座,特别要注意引导主席台就座人员入座。

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场内服务。主要包括会议记录、录音、摄影摄像以及其他会场服务。对集团公司会议会务开业活动庆典策划或重要会议,需拍摄照片、录音、录像,以便留存。同时,在主席台下设立“值班席”,以便处理临时事项,联系内外、传递信息。会议工作人员要谨慎行事,不要干扰会议的正常进行。会议进行中,如发生临时变动情况,要及时向领导请示,并根据指示采取应急措施,妥善处理。

场外服务。主要包括场外安全保卫,预防突发性事件发生,维护会场秩序;落实与会人员的食宿安排,根据实际情况作出临时性调整;设立医疗室,搞好医疗服务;备好车辆,方便与会人员外出等。

会后:抓好三件事

善后服务。主要内容有组织与会人员离会、整理会议记录、起草会议纪要、撰写会议简报、发布会议新闻等。组织与会人员离会时,要详细了解与会人员返回原单位的时间和交通工具,协助购买飞机票、车票或提供其他服务等。对个别需要暂留的代表,要妥善安置住宿。对会议的记录、简报、新闻发布工作,要明确专人负责,做好全程记录。根据需要,及时起草会议纪要,或印发领导讲话。对会议记录、领导讲话、会议纪要、会议简报、会议新闻等材料的印发工作,要坚持领导审批制度,确保会议记录、报道等内容真实准确、简明扼要、符合行文程序。

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会后总结。召集会务工作人员认真总结经验,寻找工作差距,讨论下步意见,使以后办理同类会议时有所借鉴。同时,适当对会务有功人员和有关部门进行表彰奖励,对在会务工作中未能尽职尽责的同志提出适当的批评,如有严重失误或玩忽职守的情况,则追究有关人员的责任。

会后督查。其目的是对集团公司会议会务开业活动庆典策划办理情况进行检查和督促,确保会议精神落到实处,从三个方面做起:一是明确督办人员。一般由党委办、政府办督查室同志兼任,也可根据工作需要从有关部门抽调。明确分工,在某一阶段专职专责。二是健全登记制度,建立督查台账,逐项列出检查催办的事项,下发督办通知单,包括督办内容、督办人、督办日期、被督单位、办理情况、联系人及电话等,定期记载进展情况,定期印发督办通报,一并纳入年度目标管理。三是建立汇报制度。每次会议决定事项督办结果要通过口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报,确保每次会议开时成功,开后见效。



武汉哈米文化传播有限公司

武汉哈米文化传播有限公司成立于2012年,公司主要从事各类生日宴会、商业会务、商务庆典、节目演出等。公司集策划、设计、物料、布展、执行于一体,为企业会务及私人宴会提供活动策划及落地执行服务,是专业的活动策划公司、会务公司、公关公司,公司竭诚为客户提供一站式便捷庆典礼仪服务,后服务于武汉宜家家居、中国泰康人寿、银泰百货、中建三局、中建钢构等集团客户,并先后成为各类客户指定合作伙伴。

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